頭語、前文、主文、末文、結語、後付け、副文、敬語の使い分け

　　▲ 頭語――頭語は、訪問の際の「ごめんください」「こんにちは」「はじめまして」に相當する禮儀である。ビジネス文書では「拝啓」、返信では「拝復」が一般的であり、特に改まった時には「謹啓」を用いる。また挨拶文を省峰し、いきなり用件に入る場合や、前略な通知狀などでは「前略」を用いる。

　　頭語の例

　　拝啓…最も一般的。「拝呈」「啓上」とも。

　　謹啓…特に丁重な場合。「粛啓」「恭啓」とも。

　　前略…前文を省略する場合。「冠省」「前省」「略啓」とも。

　　急啓…急ぐ場合。「急呈」「急白」「急陳」とも。

　　「例」急啓 承りますれば、貴社社長様にはご入院の由、…

　　再啓…再度出す場合。「再呈」「再白」「再陳」とも。

　　「例」再啓 前便にてご高承のことと存じますが…

　　拝復…返信の場合。「復啓」「啓復」とも。

　　「例」拝復 ○月○日付貴信正に拝受いたしました。

　　▲ 前文――時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶など。

　　挨拶文は、頭語のあと一字分を空けて、同じ行に書く。

　　挨拶文は通常、時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶などの順で書く。

　　ビジネスでは節潔さが要諦.

　　時候の挨拶も、ことさらに時李を風雅に奏でる必要はなく、「盛夏の候」「秋冷の候」

　　などの慣用句で十分である。「時下」とすれば、季節にかかわらず通年使える。

　　ただし、頭語に「急啓」を用いた緊急の場合、「拝復」を用いた返信の場合、そして

　　「前略」の場合は、時候の挨拶は省く。

　　〈安否の挨拶〉

　　■貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。

　　■ 貴店いよいよご発展の由、心からお喜び申し上げます。

　　■ 貴會ますますご隆盛のことと拝察いたし、謹んでお慶び申し上げます。

　　■ 貴組合ますますご隆昌の趣、大慶至極に存じます。

　　■ 皆々様にはますますご壯健のこととお喜び申し上げます。

　　■ 貴社いよいよご隆昌の段、お慶び申し上げます。

　　感謝の挨拶は、安否の挨拶の後に続けるものだが、平素受けている恩顧、厚誼に対する謝辭を述べるものである。基本の形に則った簡潔なものがよい。

　　〈感謝の挨拶〉

　　■毎々格別のご高配を賜り、厚くお禮申し上げます。

　　■長年並々ならぬお引き立てをいただき、ありがたく深く感謝申し上げます。

　　■平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、ありがたく深謝申し上げます。

　　■いつもお世話になりまして、ありがとうございます。

　　■このたびはひとかたならぬお骨折りにあずかり、お禮の言葉もございません。

　　■平素は格別のお引き立てを賜わり厚くお禮申し上げます。

　　■日頃ひとかたならぬお世話をいただき、ご懇情のほどありがたくお禮申し上げます。

　　▲ 主文――起辭（さて、さっそくながら）

　　主文起辭

　　主 文

　　主文は、文書の主題を記載するところであり、主文の善し悪しが手紙文全體の価値を左右する重要な部分である。

　　「さて」で書き出した後、「ついては」「つきましては」と続けると、主題が條理に則った展開を見せ、相手にも伝わりやすい。

　　主文における趣意説明は、內容をよく整理し、文脈を整え、用件が正確に伝わるように書く。

　　用件

　　▲ 末文――終りの挨拶、相手方の健康を祈る、伝言の挨拶など。

　　末文の挨拶の慣用文

　　まずはとり急ぎご報告まで。

　　以上、略儀ながら書中をもってご挨拶といたします。

　　右、お禮かたがたご案內まで。

　　▲ 結語――敬具、草々など。

　　頭語と結語の組合せ

　　拝啓 － 敬具

　　謹啓 －謹言、啓白

　　前略 － 草々

　　急啓 － 草々

　　拝復 － 敬具

　　▲ 後付け――日付、自分の署名、宛名など。

　　▲副文――追伸、追て書など

　　以上、頭語→前文→主文→末文→結語→後付け→副文と続く文書形式は、古くから書きならわされているものである。基本的にはこのように構成するのが原則です。

　　敬語の使い分け

　　様（さま） ……目上、同僚、部下、男女と誰にでも使ってよいし、最も一般的。

　　殿（どの） ……少々響きが固いので、一般的には公文書、あるいは男性向けに使われている。

　　先生（せんせい） ……目上の人、あるいは教職者、醫者、弁護士など、知的職業の人あてに使われることが多い。

　　閣下（かっか） ……高官、將校以上の軍人などあてに使われるが、一般的ではない。

　　君（くん）、兄（けい） ……同僚、同輩またはそれ以下の人に対して使われ、男性のみに通用する。ビジネス文書ではほとんど使われない。

　　各位（かくい）……相手が多數の場合に使われる。注意すべきは、各位殿、各位様と書くのは誤りであるということ。

　　御中（おんちゅう）……団體、會社あてなどに使われる。○╳工業株式會社殿ではなく、○╳工業株式會社　御中と書く。御中が社名より少し下にずらせて書くようにする。