開源節流的故事

六十九看不見的資產：退休員工

本書前面提到的老生常談中，包括一個“眼不見，心不想”的格言，但是直到最近我才了解它的真諦。

有一年我們的營業狀況極佳，但是銷售量的竄升、訂單的增加，加上因加工所帶來的人力不足，使得“阿姆斯壯機器工廠”幾乎無法準時交貨。

我們開了好幾次會來討論這個問題。研究過幾個可行之后，我們終于得到一個較有效的解決辦法。

工廠經理葛蘭特跟他的秘書說：“艾塔，麻煩你將最近的員工名單拿出來好嗎？”

艾塔將名單拿出來給他。葛蘭特瞄了名單上的第一個名字，就拿起話筒。

葛蘭特：“比爾，我是阿姆斯壯的葛蘭特。你有沒有興趣再回來工作一陣。”

比爾：“工作時間多久？”

葛蘭特：“比爾，看你高興，但是最長不超過十三個星期，這樣才不會影響到你的養老給付。”

比爾：“你要什么時候開始？”

詢問退休員工看看他們是否愿意回來幫忙度過難關是一個明智之舉。我們不僅得到退休員工的熱烈回響，他們表現出來的品質和效率也往往令人激賞。 這是一個完美的解決方法。退休員工可以回來看看老朋友和多賺一些錢。(他們工作的時間大多在十到十三個星期之間，這是雇用他們而不影響到他們拿養老給付的最長時間。)他們暫蝗放棄了辛勤工作所換來的退休資格，回來幫助他們所愛的公司。

公司這一方面則很感激。工廠和辦公室的員工都很歡迎他們回來，因為我們知道這些人會比剛受完訓的新手表現得好，而且雇用臨時性的退休員工也不會產生冗員問題。

所以大家都受益了，而且可以確信的是，我們從此對退休員工再也不會“心不想”了

最好的新員工往往是你的退休員工。

故事精義

你用人的成功率比較大……如果你雇用的是退休員工。雇用新人時，不管甄試的過程有多完美，你永遠不知道對方合不合適。如果重新聘用退休人

員，你只需將最有力的員工請回來，不用再多花時間去了解他們；新進員工往往需要六個月的訓練，才能達到我們的水準。

我有彈性，你有彈性，大家都有保障。阿姆斯壯一直希望提供員工工作保障，但是這點卻很難做到。藉著在必要時將退休人員請回來，可以避免雇的人，保持人事的精簡。 這樣做是應該的。員工和公司的關系不應在員工退休時就宣告結束，邀請退休人員回來重操舊職，表示我們仍然關心。

提高投資報酬率。你曾經投入很多時間和金錢訓練剛退休的員工，把他們請回來等于是提高你的投資報酬率。

七十四十五年的辛勞

我們即將失去一位為我們服務了四十五年之久，幾乎未曾請過病假的杰出員工，一場退休歡送會預定在星期五下午舉行。

四十五年來毫針怨尤的重復著同樣的工作。

四十五年來日復一日的辛勤工作。

四十五年來值得獎勵的犧牲奉獻。

……

這臺一九四五年產制的空氣壓

縮機勢必會令大家懷念。

為什么要為一臺機器舉行一場歡送會呢？“阿姆斯壯機器工廠”的協理解釋：“這臺壓縮機為我們服務了四十五年，錢花得很值得，不是嗎？所以應該慶祝一下。” 我相信這幾十年以來，一定有人想過要換一臺更新、更進步的機器。但是這個想法人未付諸實行，因為這臺舊機器從來不辱使命。

千萬不要老想著去買市面上最新的機種。如果現有的機器和工具都還能合用，就沒有必要將它們汰換掉。我們雖然有不少機器是五十年代的制品，但它們都運轉得相當不錯，我們在業界是首屈一指的公司，提供的品質也是市場上最好的，但是我們并不需要最新型的機器來維持競爭力和創新。

讓我們一同來重視舊機器，并肯定這種投資是正確的。

新的不見得就好。

故事精義

我們從不買新設備嗎？當然買，但是要有一個充分的理由。自從文字處理機和個人電腦問市后，再使用打字機就很不明智了。但是買任何東西之前，

一定要給自己非買不可的理由。

什么是非買不可的理由？計算回收期間，算出一件新設備要多久才能回收成本，是件很笨的事。第一，那些推算只是估計值。第二，數據是可以操縱的。第三，支持購買的理由往往都沒有實現。譬如說，我們想：“如果買了這個機器，可以減少那個機器，還可以減少兩名員工。”結果機器是買了，人照樣留下。你不是急需新東西不可，就是根本不需要。 怎么確定了？最容易的方法是讓實際操作新機器的人負責購買。因為這樣一來，這個人一定會詳細調查市面上的所有知名品牌，而且付款前他會確定這樣東西是否非買不可。他不會跟你殖回收期間多長之類的數字游戲，因為他知道這項采購攸關他的名譽。如果他認為某樣東西是需要的，大概就錯不了。

七十一向空間挑戰

我們的可用空間愈來愈少，于是有人開始談論公司需要一間新的倉庫，甚至另一棟辦公大樓。我然不反對這個主意，只要我們確實需要更多空間。但是我就是

無法肯定。

我決定找出問題的答案，而且從地下室開始著手，因為我知道那里放有自一九五○年代起使用過的辦公設備，還有一百多個檔案柜。當我過濾檔案夾時，我發現里面有一九二○年代的退稅單、每一張薪水支票的影本和三十年的發票。于是我要我的執行秘書負責監督一批人員清理地下室。結果在整個工作完成以前，一半的地下室已經空出來了。 接著我開始過濾各部門，發現到處都是布滿灰塵、靠在墻上的折疊椅，還有我們早已廢棄多時的構想模型。

我足足花了兩天的時間走訪各部門，說服他們清理掉部門里沒有用的廢物。但是因為過去管理階層一直希望員工盡量將東西保存下來，將它們放在辦公室或倉庫里，所以我現在必須設法改變這個不復正確的觀念。

后來協理杰力想出一個妙法來推行我的新理念。“如果每個人對東有不同的價值觀，我們何不要求員工在他們自己的辦公室里貯存一樣他們想保留的東西？一旦要動用自己的空間，員工自然會去理

清所有他覺得“必須”要保留下來的東西重要性有多高。

任務進行得很成功。第二天結束前，我們已經騰出讓每個部門滿意的空間了。 空間是一項很寶貴的資源，不容浪費。

故事精義

這值得花一個總裁的時間嗎？難道一家公司的老板沒有更重要的事嗎？話是不錯，但是我的“大掃除”替我們省下了一棟二十萬美元的倉庫——能讓我在四十八小時內省下這么多錢的事還真不多。

不確定的話，就扔了。最好的法則是：如果一年來你都不曾用過一樣東西，大概就沒有保存它的必要了。把它扔了，或是賣了(如果它還有超過五百美元的價值)。

不斷的清除。雖然我們在兩天內解決了空間不夠的問題，但是除非每個人都了解為什么不斷清除廢物的原因，否則五十年內，廢物又會多到讓我們忍無可忍。

抓老鼠。大多數的人在工作上都像一只堆積鼠(packrat，北美產的狐尾大林鼠，有在窩中貯藏東西的習性)，他們想保留廢物

的動機往往是出自一種自私的想法(“我一天我會再需要它”或是“我花了很多時間才作出來的，我不會把它丟掉。”)我們必須將眼光放在超越部門的公司利益上。大家都知道阿姆斯壯需要更多的空間，而得到這個空間的代價是一棟很貴的新大樓。這時每個人不妨自問：“堆在我這里的廢物真的值這么多錢嗎？”

七十二金除草獎 當我們繼續為尋找更多空間而努力的時候，我發現每一間辦公室的架子和桌子都堆滿了文件，而且幾乎所有的檔案柜都滿得快掉出來了。檔案柜永遠供不應求；文件夾總是不夠；存檔永遠太費時；影印機旁總是站了個人……很明顯的，我們缺乏一個文件保存政策。

很多公司都有一個不成文規定，要求員工將所有寫下或收到的文件影印起來。如果你問為什么，他們會回答：“也許哪一天我會需要這份寶貴的文件”、“老板也許會要一份影本”、“把它留起來以防萬一”。

但是這樣做牽涉到的成本，包括影印、郵寄影本、閱讀和存檔(

更別說它們所占用的空間了)，讓這個政策變得很昂貴。更諷刺的是，那些文件一旦建檔以后，我們就很少翻閱。

員工不敢輕易去棄影本的主要原因是擔心日后會橫生法律枝節，我們公司也不例外，大部分員都不知道文件應該保存多久。 我們的總法律顧問湯姆決心要解決這個問題。他將好幾百頁的紀錄保存法規和指導原則簡化成兩頁，然后把這份摘要分送部門主管。他還建議所有沒有規定需要保存、可是不常用的文件，都應該撕毀或燒掉。(確定機密文件不會落入競爭者的手中。)湯姆后來制作了一卷錄影帶來傳達這些訊息。

一年以后，他的作法更進一步。他建議每一個部門定期舉行“除草大會”，將早已沒有價值的文件處理掉。“除草”做得最好的人可得一面“金除草獎”，還有一頓兩人共享的晚餐。

想要有一個簡單的方法來減少不必要的備忘錄、報告和信件嗎？只要拒絕所有購買檔案的要求就可以了。

故事精義

員工總是抱怨時間不

夠……，但是他們總是有時間去讀影本、影印、存檔以及將它們分送出去。這些都需要花時間，而這些時間原本可以花在其他更緊急的任務上。

有一個省錢的簡單方法：不要制造影本。閱讀、影印和建檔的成本不低，所以除非萬不得已不要這樣做。 想想可能的影響。如果員工不再互送影本，他們也許會多用電話或開始面對面溝通。猜猜這種雙向的溝通會為你的公司帶來什么影響？

七十三省下一百二十萬美元

資深工程師華特答應搬進一間新的辦公室，但是他總是抽不出時間搬。多虧了杰力，才替他很快地把這件事辦好。

有一天當華特因公出遠門的時候，杰力跑到業務部說服每個人給華特一個驚喜：趁他不在的時候替他搬家。

業務部的人一個個都愛死了這個主意。沒多久工夫，我就看到所有業務部的員工抓著椅子和書架，將華特的東西搬到新地方去了。他們還替他重新掛上圖片，澆他的盆景。

后來，工廠經理葛蘭特經過杰力的辦

公室時對他說：“杰力，我好久都沒看到我們的辦公室職員搬家具了，也該是他們動手的時候了。恭喜你！我以前總是想不通為什么維修部的人必須去搬桌子、換燈泡或在走廊上抬一張折疊椅。”

是，是，是，我知道你忙得沒有時間搬家具或換燈泡。但是你會忙得沒空去省下一百二十萬美元嗎？這是一個年薪三萬美元的維修工人可能在你公司服務四十年的所有開銷。以這個角度來看，你還會不會自己澆花嗎？ 故事精義

為什么我們不能自己搬家具？身為領導人的我們，過去一定立下了不好的榜樣，替維修部門塑造了一個搬家工人的形象。這實在是一件很愚蠢的事。為什么辦公室的人不能自己搬呢？明明部門晨有幾個身強力壯的人可以幫忙搬重的東西。

言行一致。杰力立下這個榜樣以后沒多久，我曾經幫忙將一張很重的桌子從大樓的一端搬到另一端。當然，我們特地繞遠路好讓每個人都看到大衛阿姆斯壯在搬家具——如果老板能，每個人都能。

即使你是總裁……你也能搬家具。頭銜并沒有給我們拒絕幫忙同事的優越感。不妨以這個角度來看：因為你搬家具，所以替公司省下了一百二十萬美元，這是雇用一個維修工人一輩子的薪水。這個代價值得花任何人的時間去做。 常識問題。一個四十五公斤的弱小者(男人或女人)會自己去搬桌子嗎？不會，他們會找人幫忙。

七十四積少成多

在會計部門兼差的卡洛蓮發現“阿姆斯壯機器工廠”的自來水和污水帳單有點問題。因為費用高得離譜，以前是一季九百美元，現在是三千四百美元。

核對過并確定水費并沒有上漲后，卡洛蓮將這件事報告給主管哈瑞特，再由他打電話向市政府詢問。結果得到的答覆是帳單無誤。

市府人員還提醒了哈瑞特這項費用的計算法。因為市政府認為流進公司的自來水會再由污水管排出，所以提高了自來水費來涵蓋污水處理的費用。

但是卡洛蓮和哈瑞特指出，市府疏忽了一件事。幾年以前，我們曾經證明了

我們的自動灑水系統和熱處理部門用過的水并不是由污水管排出，而是收回來經過再生處理的。以前市府為了證明這件事，甚至還在灑水系統上和熱處理部門里裝上水表。但是照水單上來看，市府已經有好一陣子以錯誤的方式來計算帳單了。我們還發現自一九八五年起，我們總共被超收了一八、八六七美元。后來市府償還了我們這筆錢。

不管你怎么做，都免不了人有浪費。我們最多只能將浪費減到最小。 故事精義

糾正一千件小事比糾正一件大事好。一千乘以一八、八六七美元是一八、八六七○○○。有什么大事能讓你省這么多錢？

把錢袋縫緊。阿姆斯壯因為愈做愈大，很容易讓人覺得我們錢花不完。員工也許覺得在小事上花一點錢沒什么關系，譬如“用快遞送件吧！不過十二塊美元而已，阿姆斯壯付得起的。”不要以為一間公司不會因此而發生財務困難。在你用快遞送件以前，建議你打個電話確定對方是不是有人在。

不必發獎金給替你省錢

的員工。這里首先要提出的是，出主意省錢是員工的職責所在。其次，你如何決定把獎金給誰呢？給替公司省下超過一千美元的人，還是五千美元的人？要給多少？而且不管你怎么做，都會有人嫉妒。(為什么他的主意有獎金可拿，我的沒有？)我們恭賀贊美他們的優異表現，并且也讓他們知道他們所做的事正是我們拔擢員工的依據。